Microsoft Bookings

Mit Microsoft Bookings haben Sie eine in Microsoft 365 integrierte Lösung für die effiziente Terminplanung mit Kunden, Partner und interne Termine. Bei „Bookings“ handelt es sich um eine einfache zu nutzende Anwendung für effiziente Terminplanung, welche automatisiert die Termine verwaltet und automatisch interne Ansprechpartner zuzuweisen. Die Nutzung von Bookings kann in vielen Teilen eines Unternehmens eingesetzt werden und damit die Abläufe verbessern. In diesem Beitrag wollen wir uns Bookings näher anschauen, wie die Konfiguration und Nutzung erfolgt und welche Use-Cases geben, um Ihnen den Start mit Microsoft Bookings zu erleichtern.

Schön, dass Sie hier sind! Wie Ihnen vielleicht schon aufgefallen ist, verwenden wir aus Gründen der Lesbarkeit in erster Linie die männliche Form in unseren Texten. Im Sinne der Gleichbehandlung meinen wir damit selbstverständlich immer alle Geschlechter (m/w/d). Und jetzt wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Termine effizienter Planen

In der heutigen Zeit, in der wir fast täglich Meetings haben wie die Terminfindung und Planung immer Zeitaufwendiger. Für die interne Planung können weiterhin bestehende Lösung wie der Terminplanungsassistent mittels Outlook genutzt werden, aber wenn Kunden und Partner direkt Termine planen sollen, ohne erst mit einem Mitarbeiter sprechen zu müssen, um zu erfahren, ob der Abteilung oder der Mitarbeiter in der Zeit hat, kann das enorm viel Zeit und Frustration beim Kunden einsparen. Kein Anrufen, um nachzufragen, ob der Kollege Zeit hat und der Abgleich mit dem eigenen Kalender. Mit Microsoft Bookings kann, je nach Konfiguration, der Mitarbeiter direkt ausgewählt werden und der Kunden sieht, wann der Kollege Zeit hat. Bei einer Buchung erhält der Kunde wie auch der Mitarbeiter direkt eine Termineinladung in den Kalender. Auf Wunsch können auch direkt Erinnerungen an einen Termin an alle Beteiligten gesendet werden.

• Mit dem Online-Buchungsdienst sind Sie quasi immer erreichbar und Ihre Kunden können jederzeit (24/7) die noch freien Termine bei Ihnen einsehen und sich einen individuell passenden Zeitraum buchen. Auch Buchungsänderungen, Terminverschiebungen oder Stornierungen können jederzeit online getätigt werden, ohne dass dies eine zusätzliche Kommunikation für Sie bedeutet.
• Die Booking-App versendet automatisch Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails an den Kunden und den gebuchten Mitarbeiter. Optional erstellt die App dann auch gleich noch automatisch eine Microsoft-Teams-Besprechung für den gebuchten Zeitraum mit und verschickt einen Einladungslink, sodass Ihnen diese ganzen Arbeitsschritte erspart werden.
• Sämtliche Buchungen und Terminplanungen werden mit Microsoft Teams, dem Outlook-Kalender oder auch dem Google Kalender synchronisiert, sodass Ihr Terminkalender stets aktuell ist und es zu keinen zeitlichen Überschneidungen kommt.

Persönlicher und geteilter Bookings Kalender

Microsoft Bookings kann in zwei Varianten genutzt werden. Dabei unterscheiden sich die Varianten in der Nutzung von Bookings selbst.

Variante 1 – Persönlicher Bookings Kalender:

In der ersten Variante kann ein Mitarbeiter einen persönlichen Bookings Kalender erstellen. Die Buchungsseite wird nur den Kalender des Mitarbeiters prüfen und der Mitarbeiter muss selbst die angebotenen Services erstellen. Dabei gibt es öffentliche Services, welche von allen, mit dem Link zur Buchungsseite, genutzt und gebucht werden können. Weiter gibt es private Services, welche mit einem speziellen Link ausgestattet werden. Die privaten Services können also einem individuell erstellt und versendet werden. Der Link zeigt dann nur diesen privaten Services zum Beispiel zur Abstimmung zu einem speziellen Thema.

Variante 2 – geteilter Bookings Kalender:

In der zweiten Variante wird ein zentraler Bookings Kalender erstellt und alle involvierten Mitarbeiter zu diesem Kalender hinzugefügt. Die Buchungsseite zeigt die hinterlegte Services an und prüft alle in dem Service konfigurierten Mitarbeiter, wann diese Zeit haben. Sobald ein Mitarbeiter Zeit hat, kann der Termin gebucht werden.

Was kostet Microsoft Bookings?

Die Buchungs- und Reservierungs-App ist ein Bestandteil der Microsoft/Office 365 Pläne Business (Standard und Premium), Education (A3 und A5) sowie Enterprise (E3 und E5). Wenn Sie über die entsprechende Lizenz verfügen, können Sie Bookings auch als mobile App auf iOS- und Android-Geräten nutzen (Smartphones und Tablets). Ihre Kunden können den Online-Buchungskalender dabei jederzeit und ohne Einschränkungen, oder auch eigenem Microsoft-Konto, kostenlos nutzen. Ihre Kunden benötigen lediglich eine Internetverbindung und einen Webbrowser.

Der Datenschutz bei Microsofts Booking-App (DSGVO)

Jeder neue Reservierungskalender erstellt ein eigenes Postfach in Microsoft Exchange mit einem dazugehörigen Eintrag in Microsoft Entra ID (vormals Azure Active Directory (AAD)). Sämtliche Buchungsdaten der Booking-App werden dann in dem entsprechenden Microsoft Exchange-Postfach gespeichert. Dabei werden dieselben Compliance-Richtlinien angewendet, wie bei allen anderen Office-365-Apps auch. Die Daten werden somit in der Region gespeichert, in dem Ihre Daten liegen. Somit liegen die Daten entweder innerhalb Deutschland oder der Europäischen Union.

Die Buchungs-App aufrufen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Microsoft Bookings App öffnen können.

1. Melden Sie sich auf dem Webportal von Microsoft 365 an → https://www.office.com/ und wählen Sie im App-Bereich „Bookings“ bzw. „Buchungen“ aus.
2. Alternativ können Sie die Webanwendung auch ohne Umwege direkt in Ihrem Browser öffnen. Dafür hat Microsoft die eigene Webseite → http://book.ms/ eingerichtet. Das ermöglicht einen Direktzugriff und erspart Ihnen das Suchen der App im Office-Webportal.
3. Nutzung der direkten URL zu Bookings → https://outlook.office.com/bookings/calendar
4. Nutzung von Microsoft Teams und der integrierten App Bookings.

Zentrale Administration von MS Bookings

MS Bookings kann zentral administriert werden und so die grundsätzliche Einstellung innerhalb des Unternehmens vorgeben. Diese Einstellungen werden unter Microsoft 365 Admin Center eingestellt.

• Ihrer Organisation die Verwendung von ‎Bookings‎ gestatten: Einstellung, ob Bookings generell im Unternehmen genutzt werden darf.

• Terminbuchungen von außerhalb der Organisation blockieren: Wenn Bookings nur innerhalb des Unternehmens genutzt werden darf, kann die Veröffentlichung der Buchungsseite zentral unterbunden werden. Bei der Nutzung der Buchungsseite muss man sich mit Unternehmensdaten anmelden. Der Nutzer wird aufgefordert, sofern dieser bisher nicht angemeldet ist, mittels Unternehmens E-Mail-Adresse und zugehörigen Passwort sich anzumelden. Es können auch weitere Faktoren zum Schutz des Accounts angefordert werden, wie Push-Benachrichtigung über die Microsoft Authenticator App.

• Optionen zum Blockieren des Teilens über soziale Medien:
  Die Buchungsseite kann nicht mehr direkt auf sozialen Medien geteilt werden.
• Die Freigabe von Mitarbeiterdetails für Kunden blockieren: Bei der Buchung eines Termins, werden keine Information zum Mitarbeiter an den Kunden gesendet
• Mitarbeitergenehmigungen anfordern: Bei der Erstellung oder Erweiterung eines Bookings Kalender und das Hinzufügen von weiteren Mitarbeitern, werden diese Information und um Genehmigung gebeten, um mitzuwirken. Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, erhält der Mitarbeiter dennoch eine Information, dass er zu einem Bookings Kalender hinzugefügt wurde.
• Microsoft das Senden von SMS-Benachrichtigungen gestatten: Microsoft kann dem Kunden, sofern er seine Handynummer hinterlegt hat, eine SMS senden, dass der Termin in Kürze stattfindet. Dies ist jedoch abhängig von der Erinnerungskonfiguration in Bookings.
• Direkte Such-Engine-Indizierung auf Buchungsseite deaktivieren: Suchmaschinen wie Google, Bing oder sonstige Suchmaschinen können nicht die Buchungsseite öffnen und den Inhalt lesen und indexieren.
• Benennungsrichtlinie für Bookings-Kalender erzwingen: Bookings-Kalender können schnell angelegt werden. Jeder Bookings-Kalender erzeugt in Exchange Online ein Postfach. Um diese schnellen Identifizierungen zu können, kann ein Administrator ein Präfix und Suffix einstellen. Mit dieser Konfiguration werden dann neue Bookings-Postfächer angelegt.
• Einschränken der Sammlung von Kundendaten: Ermöglicht die Deaktivierung von der Sammlung sensitiver Daten wie Telefonnummer, Adresse, Kundennotizen oder die Erstellung von benutzerdefinierten Feldern

Nutzung von Bookings in Microsoft Teams

Microsoft Bookings ist auch direkt in Microsoft Teams verfügbar. Die App „virtuelle Termine“ ermöglicht den Zugriff auf den Dienst Bookings und visualisiert die anstehenden Termine. Mit einer Lizenz „Teams Premium“ werden erweiterte Daten angezeigt, wie Warteschlangen und Analysen. Dies unterstützt die Wirksamkeit. Sollte ein Mitarbeiter länger in einem vorgehenden Termin sitzen, und der nächste Kunde wartet, kann ein Mitarbeiter den Termin beitreten und den Kunden über die Verzögerung informieren oder den Termin übernehmen.

Ideen und Use-Cases für die effiziente Nutzung von Microsoft Bookings

Diese Anwendungsfälle zeigen, wie Microsoft Bookings nicht nur die Terminvereinbarung erleichtert, sondern auch zur Ressourcenverwaltung und internen Organisation effektiv beiträgt.

Innerhalb des Unternehmens

• Veranstaltungen / Feiern / Workshops: Microsoft Bookings ermöglicht es Mitarbeitern, Veranstaltungen zu planen, indem sie Räumlichkeiten und Zeiten reservieren. Es vereinfacht den Prozess der Terminabstimmung und Ressourcenzuordnung.
• Schulungen und interne Weiterbildung: Für Fortbildungen kann Bookings zur Terminplanung und Anmeldung genutzt werden, um eine übersichtliche Teilnehmerverwaltung und Raumplanung zu gewährleisten.
• Poolwagen und Ressourcen Buchung: Die Plattform kann für die Reservierung von Firmenfahrzeugen und anderen Ressourcen verwendet werden, wodurch Doppelbuchungen vermieden und die Verfügbarkeit verbessert wird.
• Jahresgespräche mit der Personalabteilung: Mitarbeiter können ihre Jahresgespräche über Bookings planen, was eine einfache Terminabstimmung zwischen Personalabteilung und Mitarbeitern ermöglicht.

Außerhalb des Unternehmens

• Terminfindung mit Neu- und Bestandskunden: Ermöglicht es Kunden, selbstständig Beratungs- oder Verkaufstermine zu buchen, was die Kundenbindung stärkt und den Verwaltungsaufwand reduziert.
• Abstimmungstermine: Kunden und Partner können Abstimmungstermine mit relevanten Ansprechpartnern im Unternehmen selbst planen, was die Effizienz erhöht.
• Anmeldungen zu öffentlichen Events des Unternehmens: Interessenten können sich über Bookings für öffentliche Veranstaltungen anmelden, was den Anmeldeprozess vereinfacht.
• Buchung von Ressourcen wie Räume: Für externe Veranstaltungen oder Meetings können Räume im Unternehmen über Bookings reserviert werden, was eine einfache Handhabung für externe Teilnehmer ermöglicht.