Microsoft 365 Backup

In der Cloud werden, gerade bei Microsoft 365 Backup zu wenig thematisiert, aber ist OnPremises eine Selbstverständlichkeit. Viele Anwender, Administratoren und auch Verantwortliche im Unternehmen unterschätzen die Risiken einer fehlenden Datensicherung in Cloud-Lösungen wie Microsoft 365. Wir erklären in diesem Beitrag, warum ein Backup in Microsoft 365 dringend notwendig ist.

Wer Microsoft 365 (ehemals Office 365) im Einsatz hat oder gerade einführt, kommt an Punkt, wie es mit der Datensicherung bei Microsoft 365 funktioniert. Microsoft garantiert die Verfügbarkeit der Daten und speichert die Daten georedundant in mehrere Rechenzentren und Regionen. Dies stellt kein Microsoft 365 Backup der Daten dar. Im Standard enthält Microsoft 365 keine Backup Lösung. Löschen Anwender versehentlich E-Mails oder Daten aus Teams und SharePoint Online können diese unter Umständen verloren gehen. Hier besteht ein Risiko für das Unternehmen, Daten unwiederbringlich zu verlieren.

Schön, dass Sie hier sind! Wie Ihnen vielleicht schon aufgefallen ist, verwenden wir aus Gründen der Lesbarkeit in erster Linie die männliche Form in unseren Texten. Im Sinne der Gleichbehandlung meinen wir damit selbstverständlich immer alle Geschlechter (m/w/d). Und jetzt wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Microsoft Standard

Microsoft bietet mit Microsoft 365 standardmäßig folgende Funktion an:

• Hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit durch redundante Datenhaltung in mehreren Rechenzentren und Regionen
• Papierkörbe in SharePoint und Exchange
• Versionierung bei Dateien in SharePoint und Teams
• Wiederherstellung ganzer Site Collections am Ursprungsort (Achtung: Dies kann Tage dauern und neuere Daten werden überschrieben, genauer gesagt gehen verloren!)

Was Microsoft nicht abdeckt und somit der Dateninhaber in Verantwortung ist:

• Datenverlust nach Benutzermanipulation (vorsätzliches oder versehentliches Löschen)?
• Korrupten Daten, die nicht mehr lesbar sind?
• Daten, die Malware zum Opfer fallen (z.B. Ransomware)?
• Datenverlust infolge von Synchronisationsproblemen?
• Wenn ich ein einzelnes Dokument zurückholen möchte, welches sich nicht mehr im Papierkorb befindet?

Microsoft 365 Backup Lösung von Dritten

Microsoft bietet mit seinen Schnittstellen Dritt-Hersteller die Möglichkeit Erweiterung bereitzustellen und im Markt anbieten zu können. Es gibt unterschiedliche Hersteller wie CodeTwo, Veeam oder Altaro, die entsprechenden Lösungen anbieten, um die Datensicherheit gewährleisten zu können.

Die verschiedenen Lösungen bieten jeweils einen unterschiedlichen Funktionsumfang. Wer sich mit der Thematik Backup für Microsoft 365 auseinandersetzt, sollte sich folgende Fragen stellen:

• Für welche Tools (Exchange, SharePoint Online, OneDrive, Planner, Teams usw.) sollen Datensicherungen erstellt werden?
• Für wie viele Nutzer müssen Sicherungen erstellt werden?
• Welche Daten müssen in der Sicherung enthalten sein?
• Wo sollen die Backups abgelegt werden (Speicherort)?
• Welche Wiederherstellungsstrategie muss verfolgt werden?
• Bis zu welchem Zeitpunkt in der Vergangenheit sollen die Daten gesichert werden?
• Wird ein Monitoring für den Sicherungsprozess benötigt?
• Dauer der Inbetriebnahme der Backup-Lösung?

Die Hersteller bieten unterschiedliche Sicherungsarten an. Hier ist entscheidend, was Sie benötigten und was in Ihrem Unternehmen freigeben ist. Müssen die Sicherungen lokal abgelegt werden, oder dürfen diese in der Cloud bei dem Hersteller gespeichert werden?

Gesetzliche Vorschriften

Auch gesetzliche Vorschriften und Regulatorik schreiben Datensicherung und Notfallpläne vor. Sie müssen prüfen, ob die Datenhaltung durch Microsoft ausreichend ist, oder ob für Sie weitere Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinien gelten. Nur eine 1:1 Kopie der Daten an einem anderen, sicheren Ort stellt eine zuverlässige und anerkannte Datensicherung dar.
Die implementierten Löschstufen von Microsoft stellt keine Sicherheit dar und bietet keinen Datenschutz. Der Papierkorb und „deleted Folder“ von Microsoft 365 dient ohnehin nur der kurzfristigen Wiederherstellung. In der Regel schreibt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unternehmen vor, Daten für mindestens mehrere Jahre aufbewahrt und archiviert werden müssen.

Datensicherung auf Serviceebene

Microsoft 365 Backup für Exchange Online

Die Datensicherung der Exchange-Postfächer ist ein wichtiger Punkt. Ein Großteil der Kommunikation mit Externen verläuft per E-Mail. Viel zu schnell ist eine E-Mail unwiderruflich gelöscht, oder ein Fehler bei Microsoft hat dafür gesorgt, dass eine E-Mail verloren gegangen ist. Gerade hier ist ein Backup sehr nützlich, um einzelne E-Mails, bis ganze Postfächer (Nutzer, Shared Mailbox und Public Folder) wiederherstellen zu können. Zusätzlich kann man bei einem korrekt konfigurierten Backup für Microsoft 365 auch die Postfächer von ausgeschiedenen Mitarbeitern löschen. Die Postfächer sind im Backup integriert und erleichtert das Handling von Microsoft 365.

Microsoft 365 Backup für SharePoint Online

Bei der Verlagerung des Files-Servers zu SharePoint Online, kann hier eine Datensicherung sinnvoll sein. SharePoint Online-Backups können auf Dateiebene und meisten auf Site Ebene Daten sichern und wiederherstellen. Wenn eine Datei gelöscht wird, kann dies aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden. Wenn der Papierkorb in der Zwischenzeit händisch geleert wurde, oder die Zeitlinie von 90 Tagen überschritten wurde, kann man noch auf das eigene Backup zurückgreifen. Auch wenn versehentlich eine Site gelöscht wird und man nicht auf die Microsoft Technologien zurückgreifen kann, ist die Site schnell aus dem Backup wiederhergestellt.

Microsoft 365 Backup für OneDrive for Business

In OneDrive for Business liegen die meisten persönlichen Daten eines Nutzers. Ob hier eine Sicherung erfolgen muss, obliegt Ihrer Informationssicherheitsstruktur. Grundsätzlich die Funktion zu haben und bei ausgewählten OneDrive for Business Usern ein Backup einzurichten, ist sicherlich sinnvoll.

Microsoft 365 Backup für Teams

Teams nutzt für die Dokumentenablage SharePoint Online. Was passiert mit Chats, und Planner Inhalten, die mit dem Team und der Microsoft 365 Gruppe verbunden sind? Diese Daten können mittlerweile auch mit der entsprechenden Technologie gesichert und wiederhergestellt werden.

Fazit

Microsoft 365 ohne eine Backup-Strategie zu betreiben ist möglich. Man darf das Thema, nur weil Microsoft 365 in der Cloud ist, nicht vernachlässigen. Microsoft ist nicht für die Datensicherung verantwortlich. Per-se alles in ein Backup zu legen, ist auch fraglich. Die Kosten für ein lokales Backup-Storages, kann den Preisvorteil von Microsoft 365 schnell zunichtemachen. Auch wenn Microsoft 365 vieles erleichtert, und Microsoft viele Verantwortlichkeiten übernimmt, gibt es Themen, die weiteren bei Ihnen liegen und betrachtet werden müssen. Auch für Microsoft 365 muss ein Backup vorliegen und ein valides Backup & Restore Konzept vorliegen.