10 goldene Regeln für virtuelle Kollaboration

10 goldene Regeln für effiziente virtuelle Meetings

Es kennt wahrscheinlich jeder Mitarbeiter. Es wird ein Meeting angesetzt, aber man weiß nicht genau, um was es geht, noch kann man sich vorbereiten und man stellt sich die Frage der Sinnhaftigkeit des Meetings.

Mit diesen 10 goldene Regeln kann man die Meeting-Kultur erheblich verbessern und effizienter zusammenarbeiten. Egal, ob es sich um ein präsentes Meeting, virtuell oder hybride Meetings handelt – folgende Spielregeln helfen dabei, effizienter zusammenzuarbeiten und die eigentlichen Ziele des Meetings nicht aus den Augen zu verlieren.

Schön, dass Sie hier sind! Wie Ihnen vielleicht schon aufgefallen ist, verwenden wir aus Gründen der Lesbarkeit in erster Linie die männliche Form in unseren Texten. Im Sinne der Gleichbehandlung meinen wir damit selbstverständlich immer alle Geschlechter (m/w/d). Und jetzt wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Lesen.

1. Informieren Sie die Teilnehmer im Vorfeld

Sie als Organisator sind bestens auf das Meeting vorbereitet. Sie wissen, um was es geht, und was das Ziel des Meetings sein soll. Geben Sie den Teilnehmer die Chance, sich auch auf das Meeting vorzubereiten. Dabei können folgende Punkte als Vorlage dienen:

• Thema des Meetings
• Agenda
• Ziel
• Dauer

Mit diesen einfachen Punkten können Sie alle Teilnehmer im Vorfeld abholen und geben ihnen die Chance, sich auf die Agenda vorzubereiten.

2. Check-in

Sie als Organisator haben das erste Wort. Nutzen Sie dies und holen Ihre Teilnehmer nochmals ab, indem Sie kurz ansprechen, was Sinn und Zweck des Meetings ist. Gerade bei Meeting Marathons kann dies eine große Hilfe sein.

3. So kurz wie möglich, so lang wie nötig

Nichts ist ermüdender als ein Team in einem virtuellen Meeting, das stundenlang im Trüben fischt und kaum vorankommt. Gerade im digitalen Rahmen fällt es leichter, sich aus dem Meeting zurückzuziehen und sich mit anderen Themen zu beschäftigen. Die Dauer eines Meetings sollte bestenfalls bereits im Vorfeld festgelegt werden.

Kalkulieren Sie 5 Minuten extra ein bzw. ziehen Sie dies ab. Ihre Kollegen werden Ihnen dankbar sein, 5 Minuten durchzuatmen, oder eine Biopause einzulegen, bevor das nächste Meeting ansteht.

4. Interaktion zwischen allen Beteiligten

Gerade bei virtuellen Meetings besteht die Gefahr, dass nicht alle Teilnehmer eingebunden werden. Deshalb ist es umso wichtiger, jeden einzelnen Meeting-Teilnehmer in die Besprechung einzubeziehen. Bei virtuellen Meetings kann die Nutzung eines gemeinsamen Chats (z. B. für die Ideensammlung) oder der Bildschirmfreigabe (visuelle Unterstützung) sehr nützlich sein, um alle Teammitglieder zu beteiligen.

5. Notwendige Technologie bereitstellen und einrichten

Bereiten Sie sich als Organisator, aber auch als Teilnehmer auf das Meeting vor. Stellen Sie eine stabile Internetverbindung sicher, mit ausreichend Akku, Kamera mit Hintergrundweichzeichner oder Hintergrundbild, Mikrofon, Kopfhörer und die notwendige Software wie Microsoft Teams. So kommen Sie ins Meeting und können direkt starten. Nichts ist nerviger, wenn das Meeting angefangen hat, aber die Teilnehmer so nach und nach dazu kommen, weil etwas nicht gestimmt hat.

6. Störungen minimieren

Alle Person im Meeting müssen dafür sorgen, dass man konzentriert und effektiv zusammenarbeiten können. Dazu gehören unter anderem: Smartphone lautlos schalten; Tür und evtl. Fenster schließen; für Beleuchtung sorgen; Personen Bescheid geben, die sonst stören könnten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, sich stumm zu schalten, wenn man nicht aktiv zum aktuellen Thema beitragen kann.

Ein kleiner Reminder in der Agenda oder zu Beginn des Meetings kann helfen.

7. Mit Moderation zum Erfolg

Ohne Moderation führen virtuelle Meetings in der Regel ins Chaos. Der direkte Blickkontakt und die nonverbale Kommunikation miteinander entfallen, sodass einige Teilnehmer sich nicht angesprochen fühlen oder gar nicht zu Wort kommen, weil andere Kollegen ihren Redeanteil übernehmen. Sich der Meeting-Situation zu entziehen, fällt im virtuellen Raum leichter. Damit virtuelle Besprechungen jedoch nicht zu einer One-Man-Show verkommen, ist eine gute Moderation wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer eingebunden werden und zu Wort kommen. Sprechen Sie aktiv die Person an, von denen Sie Information benötigen. Teilnehmer, die auch was zum Thema beizutragen haben, aber nicht zu Wort kommen, können Funktionen wie „Handheben“ verwenden.

8. Protokollführung

Virtuelle Meetings können mitgeschnitten und aufgezeichnet werden – das ist super für Kollegen, die nicht teilnehmen können oder bei der Erinnerung an Detailfragen. Doch so eine Videoaufzeichnung ersetzt ein Meeting-Protokoll nicht. Ein stichpunktartiges Protokoll der Besprechung ist nach wie vor hilfreich, um alle relevanten Punkte, sowie Aufgaben und Projektblöcke des Meetings festzuhalten. Hier empfiehlt sich eine rotierende Protokollführung. Unterstützt werden kann dies durch automatische Transkripte von Gesprächen und Konferenzen, wie dies beispielsweise bei Microsoft Teams geschieht.

9. Passendes Kollaborationstool nutzen

Ein modernes Tool für die Zusammenarbeit vereinfacht das virtuelle Meeting ungemein. Microsofts Kollaborationstool Microsoft Teams ermöglicht nicht nur Video- und Audiokonferenzen, sondern bietet viele Features für eine erfolgreiche Zusammenarbeit: Chat-Funktion (Einzel- oder Gruppenchats), Integration von vielen gängigen Business-Apps, Bildschirmfreigabe, Dokumentenaustausch, intelligente Live-Übersetzung, Zugang über Cloud und noch vieles mehr.

Sie können uns gerne ansprechen und wir erklären Ihnen, welche Funktion für mehr effizient in der Zusammenarbeit möglich sind.

10. Check-out

Nachdem das Meeting abgehalten wurde, senden Sie zeitnah das Gesprächsprotokoll mit den nächsten Schritten und einem realistischen Zeitrahmen. Die verantwortliche Person sollte direkt in der Übersicht benannt werden. So stellen Sie sicher, dass die Aufgaben klar sind und die verantwortlichen Kollegen die Aufgabe war nehmen.

Schlussgedanken

Die Meetingkultur hat sich von Präsens zu Remote Meetings stark gewandelt. Auch die Technologien entwickeln sich weiter. Halten Sie nicht am alten fest, sondern gehen in die nächste Phase und nutzen Sie neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.