Prozesse automatisieren

Die Prozess-Automatisierung steht bei vielen auf der Roadmap. Angetrieben wird der Wunsch auch durch die Digitalisierung. Effizienter, schneller, kostengünstiger und fehlerfreier… Diese Vorstellung haben viele Unternehmen und die Umsetzung soll nebenbei erfolgen. Prozess-Automatisierung bringt zahlreiche Vorteile, aber auch Gefahren mit sich. Mit der richtigen Zielsetzung an Ziel gelangen. Das Ziel: Prozess-Automatisierung.

Schön, dass Sie hier sind! Wie Ihnen vielleicht schon aufgefallen ist, verwenden wir aus Gründen der Lesbarkeit in erster Linie die männliche Form in unseren Texten. Im Sinne der Gleichbehandlung meinen wir damit selbstverständlich immer alle Geschlechter (m/w/d). Und jetzt wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Was genau ist Prozessautomatisierung?

Bei der Prozessautomatisierung / Process Automation sollen händische / manuelle Aufgaben durch Computersysteme optimiert und beschleunigt durchgeführt werden. Es werden die Aufgaben und deren Ablauf genau definiert und anschließend durch den Workflow bearbeitet. Die Durchführung kann dabei von einer Aktion angestoßen werden, oder nach festen zeitlichen Zyklen durchlaufen werden. Das Ziel ist es, den Menschen durch wiederkehrende monotone Aufgaben zu entlasten und die effizient zu erhöhen.

Beispiele für Prozessautomatisierung

Wir haben ein paar Beispiele für die Prozessautomatisierung gesammelt, welche wir in Laufe unserer Projektzeit umgesetzt haben:

• Bearbeitung von Urlaubsanträgen
• Erstellen und Versenden von Auswertungen und Reports
• Bearbeitung und erteilen von Genehmigungen und deren Ausführungen
• Datenüberführung und Abgleich in unterschiedliche Anwendungen
• Versenden von Informationen
• Reagieren auf Ereignisse
• Automatisierte Bereitstellung von IT-Systemen und Berechtigungen

Voraussetzung für die Prozessautomatisierung

Damit ein Prozess automatisiert werden kann, gibt es Voraussetzungen, die es zu erfüllen gilt.

• Der Prozess muss digital ablaufen, respektive muss durch die Technik unterstützt werden.
• Schnittstellen und Anknüpfungspunkte müssen vorhanden sein. Man sollte bei Möglichkeit immer auf Schnittstellen zurückgreifen. Dies reduziert die Fehleranfälligkeit in der Automatisierung immens. Wenn es keine Schnittstelle gibt, können dennoch die Prozesse mit höherem Aufwand mittels Robotic Process Automation (RPA) automatisiert werden.
• Eine Stück-Software zur Abbildung und Umsetzung der Prozesse.

Prozessautomatisierung – welche Tools und Möglichkeiten gibt es?

Prozesse können mit unterschiedlichen Tools und Lösungen automatisiert werden. Hier kommen häufig Begriffen wie No Code / Low Code bis hin zu vollumfänglichen Scripten in Einsatz, welche von Personen mit großem IT-Hintergrund geschrieben und optimiert werden.

Prozessautomatisierung mit Microsoft Flow/Power Automate

Power Automate, ehemals als Microsoft Flow bekannt, ist eine Plattform zur Automatisierung von Workflows und Prozessen. Power Automat ist in Microsoft 365 enthalten und steht jeden Nutzer zur Verfügung mit einer entsprechenden Lizenz. Einen umfassenden Beitrag zu Power Automate finden Sie hier

Prozessautomatisierung mit Power Automate Desktop

Microsoft hat seine Anwendung Power Automate um eine Desktopanwendungen erweitert. Diese Anwendung wird als RPA bezeichnet. Sich können hiermit Klick-folgen aufnehmen und ablaufen lassen. Neben Microsoft gibt es noch diverse weitere Hersteller. Ein weiterer großer und bekannter Hersteller ist UIPath.

Prozesse automatisieren in fünf Schritten

1. Mit Process Mining Geschäftsabläufe aufdecken

Für die Umsetzung von Prozessautomatisierung müssen Prozesse und ihre Details bekannt sein. In mittleren und großen Unternehmen kann dies bereits zu einem Problem führen. Viele Prozesse sind komplex, undurchsichtig und durchlaufen viele Stationen. Der Prozess muss zunächst transparent gemacht werden und die Aufgaben in der jeweiligen Station aufgelistet werden. Mittels Process Mining haben Sie die Möglichkeit Ihre Prozesse aufzulisten mit der notwendigen Detailstufe und somit einen Überblick erhalten. Die Prozesse werden schnell rekonstruiert, visualisiert und durchschaubar dargestellt. Hier können Sie auch erkennen, ob der Prozess noch „State-of-the-Art“ ist, oder hier Anpassungen vorgenommen werden können respektive Änderungen durchgeführt werden müssen.

2. Prozesse für Automatisierung vorbereiten

Die im Vorfeld identifizierten Abläufe, sollten möglichst vereinfacht werden, um mögliche Fehlerquellen ausschließen zu können. Prozesse sollte nach Möglichkeit standardisiert und normalisiert werden. So kann die Ablage von Daten in bestimmte Ordner, oder Aufnahme und Ergänzung von Kundenkontakt Information als „Quick-Win“ schnell umgesetzt werden. Durch die Normalisierung und Standardisierung haben Sie auch den Vorteil weniger Varianten beachten zu müssen. Dies fördert die Automatisierung in Effizienz und reduziert die Zeit der Implementierung.
Das Stichwort, welches zu Beginn einer jeden Automatisierung stehen sollte, ob RPA-, iPaaS- oder API-Automation, ist: Standardisierung. Es ist nicht sinnvoll, wenn ähnliche Prozesse nicht nur abteilungs-, sondern auch standortübergreifend verschiedene Abläufe haben und entsprechend verschiedene Automatisierungslösungen benötigen.

3. Die passende Automatisierungsmethode / Automatisierungslösung

Schauen Sie nicht nur nach der Umsetzung mittels RPA. RPA kann sehr fehleranfällig sein, wenn etwa die Oberfläche ein Update bekommt, kann es sein, dass der komplette Prozess nicht mehr funktioniert. Betrachten Sie alle Ihnen gebotenen Möglichkeiten. Auch hier bietet sich an, den kompletten Prozess so umzustellen, dass dieser vollautomatisch über Schnittstellen verarbeitet werden kann. Im Falle einer fundamentalen Veränderung von Prozessen eignet sich methodisch gesehen das Business Process Reengineering (BPR). Mit BPR wird das System von Grund verändert. Sofern eine Veränderung des kompletten Prozesses zu aufwendig wird, können auch Teilprozesse Stück für Stück verbessert und automatisiert werden. Durch die Normalisierung und Standardisierung ist die Erweiterung von Workflows einfacher.
Sie können diesen Prozess auch optimieren, wenn Sie für die Aufgaben eine Person namentlich benennen und befähigen, die Automatisierung in Ihrem Unternehmen zu treiben. Die Person weiß dann genau, welcher (Teil)- Prozess bereits bearbeitet wurde, welche als Nächstes ansteht und welche Software man dafür benötigt. Weiterhin ist diese Person für das Treiben der Implementierung und die Überwachung Automatisierung verantwortlich.

4. Automatisierung langsam implementieren

Prozess-Automatisierung bedeutet ein Aufbruch in neue Bereiche und eine Umstrukturierung des Unternehmens. Dies kann und darf nicht von heute auf morgen passieren. Ein Unternehmen benötigt Jahre, um die Prozesse zu etablieren. Geben Sie der Automatisierung Zeit und nehmen Sie alle Mitarbeiter mit auf die Reise. Starten Sie mit kleinen Schritten und den sogenannte „Quick-Wins“. Sammeln Sie themenbezogene Erfahrung in der Kommunikation und Umsetzung.

5. Teilautomatisierung überwachen und verbessern

Überwachen Sie die teilautomatisierten Prozesse, wie Sie auch die eigene IT-Infrastruktur überwachen. Sollte der Prozess hängen oder Fehler verursachen, kann dies schnell teuer werden. Behalten Sie den Überblick, wie effizient die Systeme sind und wie Ihre Mitarbeiter damit arbeiten. Teilprozesse können in der Regele, nach der ersten Implementierung weiter optimiert werden.

Erfolgreiche Prozess Automatisierung durch Planung

Die Prozess Automatisierung sollte gründlich durchdacht und geplant werden, um bestmöglich davon profitieren zu können. Das Aufstellen einer Automatisierung Strategie und die Analyse und Planung der durchzuführende Task können helfen, schnelle Erfolge verzeichnen zu können. Durch eine schrittweise Implementierung von Prozessautomatisierung überfordern Sie Ihre Organisation nicht, können Erfahrungen sammeln und kontinuierliche Verbesserungen vornehmen. Prozess Automatisierung ist auch ein Prozess.